当我们汇报时我们汇报什么
汇报工作或听取汇报，大概对每个职场人都不陌生。从进入事务所的第一天起，每位审计助理就跟着比自己高一级的前辈开始了“学徒”的日子。经过一年多的锻炼，审计助理可以独当一面时，新一届的毕业生又加入到事务所的队伍中，那些一年前的“菜鸟”，也就顺理成章地成为新一批审计助理们的前辈。这种“前辈–学徒”的关系，加上事务所以项目制为中心层层审阅的工作方式，注定了平日工作中无时无刻不在进行上传下达的汇报。
比如初级员工遇到复杂的账务处理，自己难以找到答案时，就需要把所遇到的问题以及已经掌握的资料向上一级做出汇报，寻求更有经验的员工给予帮助。再比如一天的工作结束前，现场负责人会召集项目组成员描述当天取得的进展，更新客户尚未提供的资料清单，明确接下来的一天要完成的任务，就是在团队范围内的汇报。
经过一段时间的锻炼，我的同事大多都能找到汇报工作时的要诀。但偶尔，也会听到让人难以忍受的工作汇报。这样的汇报不是繁冗拖沓、面面俱到，就是东拉西扯、不得要领。这种时候就不禁让人疑问，当汇报工作时我们应该汇报什么，才能充分利用这宝贵的面对面的交流机会，达到最大的沟通效果？
其实，这就像去餐馆儿吃饭，问服务员“你们这儿有什么可口的推荐”，称职的店伙计肯定不会上来就“蒸羊羔儿、蒸熊掌、蒸鹿尾儿、烧花鸭、烧雏鸡、烧子鹅”地把菜名报给你听。就算他对菜谱倒背如流，肯定也要先问顾客“您吃辣吗，有什么忌口”“您今天是想吃清淡点儿，还是要开荤”？这看似不经意的问题，实际是在了解对方的需求，所谓“看人下菜碟”。
在汇报工作时，如果我们不先清楚对方需要什么样的信息，上来就把自己知道的不知道的一股脑鱼贯而出扔给对方，岂不是等于在一位只想喝碗粥的食客面前摆下一桌满汉全席。
因此，了解对方对信息的需求，是我们汇报工作时的第一步。在此之后，才能根据不同人对信息深度和广度的不同要求，安排汇报的层次，调整汇报的结构，做到信息的有效传达。我们可以使用下面的一套流程，来确定对方需要什么样的信息。
一个人对信息的需求是分层次的，有时对方只需要最为概括的信息，你的汇报因此只需要停留在此即可。这就需要你首先弄清楚，对方想要从你嘴里得到的答案，是封闭性的还是开放性的。
1. 封闭性答案
封闭性答案可以分为两类：
第一类是判断型答案：“是”或“否”，“有”或“没有”，“可行”或“不可行”都属于此类。
针对这种需求做汇报，按理说是最简单的情况，不消一秒钟就能解决问题。但如果碰上不懂得分析需求的汇报人，则很有可能造成最戏剧性的场面。对方需要的明明只是一个简单明了的答案，汇报人却兜着圈子做一大堆铺垫但始终说不到点子上。这时对方是直截了当的直脾气还好说，大不了直接打断汇报人让他“挑重点说”。虽然这有些不近人情，我却觉得是这种情况下最理想的处理方式。省了双方的时间，也给啰唆的汇报人一个反思的机会。但是，如果对方恰好是个拉不下脸来的老好人，那场面就可能变得很滑稽。你会看到，这厢眉飞色舞地越说越起劲，那边全力以赴、上下求索地苦等自己要的那个答案，就是旁观者都要急出一身汗来。
如果汇报人事先能够将对方对信息的基本需求加以分析，完全可以避免这样的尴尬。
不巧的是，通常情况下，恰恰是日理万机的老板最需要概括的、3000英尺高度上的判断型回答。这就意味着，如果汇报人不能准确地认清这种状况，给自己带来的负面影响将有可能非常深远。
第二类是封闭型答案：又可以叫作事实型答案，这可以是某个安排的时间、地点，某个场合中出席人的身份，或者某件事情发生的原因。这种情况下的汇报也理应十分简单。通常具有这类封闭型信息需求的人，已经掌握了他所需要的大部分信息，只差拼图的最后一块就能推断出整个信息链条。这种时候，如果汇报人再大费周折地解释一番，不但浪费了时间，还十分可能因为讲了许多对方已经知道的“废话”而惹恼对方。
如果你感觉到对方对信息的需求似乎仅仅是表面的、概括性的，但又不十分确定，我建议你在这种情况下假定对方的需求就是基本的封闭性的回答。这是因为，其一，通常人的直觉比我们愿意承认的要灵，优柔寡断反而容易失准。当然更重要的原因是，如果对方需要更多的信息，自然会向你提问，所以你大可不必因为生怕对方错过了什么而“从头道来”。对方如果回一局 “为什么”或“然后呢”，你就知道自己被赋予了讲述更多细节的权利。
2. 开放性答案
开放性答案通常会需要你提出对某件事情的观点，这个观点可以是下面的任何一种情况：
描述当下的状况或者情况的变化。
解释事情何以至此。
提出问题的解决方法。
提出达成解决方法的具体步骤。
这种情况下，你所讲述的内容包含的信息量陡然增加，如果没有一个清晰的叙事方式，对方将更容易陷入混乱的逻辑。所以，你需要合理的组织内容结构，帮助你顺利完成信息由你的头脑无损地传递给对方的过程。一个叫作“金字塔理论”的沟通模型可以帮助你做到这一点。
